1- مقدمه

در عصر حاضرسازمان ها با پیدایش فن آوری های جدید در تلاش هستند امور کسب و کار سنتی خود را با استفاده از به کارگیری وسایل ارتباطی وپردازشی جدید به روز نمایند. استفاده از وسایل الکترونیکی در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی اتوماسیون اداری نامیده می شود. بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را سازمان الکترونیکی می نامند. [19] در طی سال ها اکثر سازمان ها نسبت به به کارگیری از فن آوری اطلاعات  درجهت الکترونیکی  شدن سازمان تمایل پیدا کرده اند و شاهد انقلابی در تاثیر به کارگیری این فن آوری ها برعملکرد سازمان ها هستیم . در سازمان ها مکاتبه های اداری وسیله ارتباطی بین واحدها و مشتریان می باشد. [4] امکاناتی که سازمان الکترونیکی به مدیران می‌دهد به آن ها کمک شایانی در مدیریت و پیشرفت سازمان و بهره‌ور شدن آن می‌کند.  با توجه به رویکرد جدید دنیا، سازمان  های الکترونیکی  به عنوان یک نرم‌افزار جامع اداری مدیریتی تحت وب کلیه نیازهای را باید پوشش دهد. برای حصول اطمینان از تاثیر به کارگیری «سازمان  الکترونیکی» با هدف های راهبردی نیاز است تا  عملکرد آن  ارزیابی شود.و بحث وبررسی این موضوع مهم است که آیا به کارگیری آن موجب بهبود عملکرد سازمان ها  می شود ؟

1-2- مبانی نظری پژوهش

برای آشنای با  سازمان الکترونیکی نیاز است تا از فن آوری اطلاعات ،سیستم های اطلاعاتی وارتباط آن با سازمان  درک مناسبی داشته باشیم ،پس از آن می توان به شناسای اثر سازمان الکترونیکی پرداخت. هم چنین برای بررسی عملکرد سازمانی نیاز است ادبیات عملکرد سازمانی، اندازه گیری، مدیریت عملکرد، سیستم های نوین ارزیابی عملکرد، مدل های ارزیابی و ایجاد و اجرا سیستم  ارزیابی عملکرد با روش الگوی ارزیابی متوازن مورد مطالعه قرار گیرد و برای درک مناسب تعدادی از تحقیقات انجام شده نزدیک به موضوع تحقیق بررسی شد و در بیان توصیف محیط تحقیق و مدل پیشنهادی جهت ارزیابی تاثیر سازمان الکترونیکی بر عملکرد سازمانی اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان تدوین شده است.

1-2-1- فن آوری اطلاعات

بارشد روزافزون شبکه هاى کامپیوترى وقدرت ارسال اطلاعات علاوه برصدا، ازطریق شبکه هاى مخابراتى دردهه 1980 گستره کاربردهاى انفورماتیک ازطریق شبکه رو به فزونى گذاشت . سپس با پیوند تاریخى قدرت محاسباتى کامپیوترها وامکان ارسال اطلاعات، فن آورى اطلاعات (IT) متولد شد. فن آوری اطلاعات(IT) از دو واژه ی (Information) یعنی اطلاعات و(Technology) یعنی فناوری ترکیب یافته است. اطلاعات، داده سازماندهی شده ای است که برای دریافت کننده آن معنی و ارزش دارد [15] [9] فن آوری اطلاعات را می توان یک نظام فرعی  ازسیستم اطلاعات به حساب آورد. [15]فن آوری اطلاعات شاخــه ای ازفن آوری است که با استفاده ازسخت افزار، نرم افزارو  شبـــــکه، مطالعـه وکاربـرد داده وپردازش آن را در زمینـــه‌های،
ذخیره‌سازی، دستکاری، انتقــال، مدیریت، کنترل، و داده آمایی خودکار امکان پذیر می سازد [30] فن آوری اطلاعات تشریح کننده سیستم های اطلاعاتی، کاربران و مدیریت سازمان است [14].

1-2-2- تکنولوژی اطلاعات وکنترل سازمانی

اطلاعات وبهره گیری از اطلاعات درجهت پیش برد امور کسب وکار،سابقه ای همسان با سازمان وشکل گیری آن دارد. [26] پیش رفت فن آوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. سازمان ها درحال تبدیل شدن به کسب وکار الکترونیکی می باشند. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌های اطلاعاتی به جمع آوری، پردازش، ذخیره تحلیل و توزیع اطلاعات با هدفی مشخص می پردازد. [15] امروزه سیستم‌های اطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند. دست یابی به اطلاعات و عرضه مناسب و سریع آن، همواره مورد توجه سازمان‌هایی است که اطلاعات در آن‌ها دارای نقش محوری و سرنوشت‌ساز است. اگر می‌خواهیم ارایه ‌دهنده اطلاعات در عصر اطلاعات، و نه فقط مصرف‌کننده اطلاعات باشیم، باید در مراحل بعد، امکان استفاده از اطلاعات مرتبط را برای متقاضیان محلی و جهانی درسریع‌ترین زمان ممکن فراهم نماییم. [10]. به عنوان مثال هزینه تدارکات و ترابری کسب کارها مختلف، سالانه بالغ بر 2 تریلیون دلار است که 40% آن را هزینه های اسناد کاغذی تشکیل می دهد با به کارگیری «بازمهندسی فراگیر» صرفه جویی در این حوزه فوق العاده خواهد بود. این از توانمندی های  فوق العاده اینترنت می باشد [17].

1-2-3- مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده های محیطی را جمع آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می کند و سپس آن ها را فیلتر،
سازمان دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارایه می نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند [55]. سیستم اطلاعات مدیریت به مفهوم عام شامل کلیه سیستم های پردازش رایانه محور است که از زیرمجموعه های خاص تشکیل شده است. روند توسعه و تکامل این سیستم ها به توسعه تکنولوژی رایانه وارتباطات وابسته است. [26]. سیستم اطلاعات مدیریت  یکپارچه سیستمی است متشکل از کاربر و ماشین برای ارایه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد [48].

عناصر اصلی سیستم یکپارچه عبارتند از: (1) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر (2) سیستمی رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند (3) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می دهد (4) ارایه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی (5) پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری .[44]

 اانواع سیستم های اطلاعات مدیریت عبارتند از: (1) سیستم های پردازشی تعاملات(TPS)، (2) سیستم گزارشات مدیریت(MRS)، (3) سیستم پشتیبانی تصمیمات(DSS)، (4) سیستم هوشمند (خبره)(ES)، (5) سیستم اتوماسیون اداری (OAS)، (6) سیستم کارکنان دانشی (KWS) و (7) سیستم اطلاعات مدیران ارشد (اجرایی )(EI)ویا سیستم پشتیبانی مدیران ارشد(ESS)  [26].

یکی ازپرکاربردترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی که مدیران رادرکنترل گردش اطلاعات درسازمان یاری می‌رساند،سیستم اتوماسیون اداری است.دراین سیستم، گردش مکاتبات اداری درسازمان مورد توجه قرار می‌گیرد.

1-2-4- سیستم اتوماسیون اداری

در روش های سنتی  مکاتبات سازمانی با استفاده از نامه نگاری است که به وسیله کاغذ انجام می پذیرد، البته ممکن است ، برای ارسال مکاتبات فوری تر از دستگاه هایی مانند فاکس نیز استفاده شود. امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات و با وجود شبکه های جهانی خارجی و داخلی پایه و اساس ایجاد موضوع های مختلف بر مبنای سرعت انتقال داده ها از جایی به جای دیگر و امکان دسترسی سریع و آسان به داده ها پایه ریزی می شود. برای تسهیل در امر مکاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهای تحت شبکه ای به نام نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می شود. [40] سیستم های اتوماسیون اداری سیستم های اطلاعاتی هستند که مکاتبات اداری را به صورت کتبی، شفاهی یا ویدیویی ایجاد نموده ، پس از ذخیره سازی، اصلاح و نمایش آن ها را انتقال می دهند. [16]نرم افزارهای اتوماسیون اداری با نگرش بر مفهوم مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی شده اند تا کلیه کارهای مکاتباتی و درجریان یک سازمان را که منجر به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهد شد را مدیریت نمایند. بخشی از عمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان، در قالب مکاتبات داخلی و خارجی آن سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به گونه ای طراحی و تولید شده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند.  سیستم های جامع اتوماسیون اداری، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند. واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگ های الکترونیکی، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند. یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد: (1) واژه پردازهاف (2) برنامه های صفحه گسترده، (3) برنامه های پایگاه اطلاعاتی، (4) برنامه های انتشار دسکتاپ، (5) برنامه های مدیریت پروژه، (6) برنامه های ارایه علمی در قالب اسلاید، (7) برنامه‌های مدیریت فایل های کامپیوتری، (8) برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی، (9) جستجو گرهای وب، (10) برنامه های انتشار دهنده اینترنتی، (11) برنامه‌های مدیریت پرونده های شخصی، (12) برنامه های مدیریت سیستم مالی و (13) برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی [49].

1-2-5- سازمان الکترونیکی فرزین

مجموعه نرم افزارهای فرزین با رویکرد سازمان الکترونیکی در تجهیز سازمان به سیستم های مکانیزه اداری تحت وب سوق می دهد . نرم‌افزار سازمان الکترونیکی فرزین مدیریت و گردش اسناد، اطلاعات و نامه‌های دریافت شده را می توان به صورت شخصی دسته بندی و نگهداری نماید. با استفاده از بخش مدیریت پوشه‌ها، می‌توان پوشه‌های جدید را، حتی به صورت گروه و زیر گروه ایجاد نمود و به راحتی اسناد و اطلاعاتی را که لازم است دسته بندی و مورد استفاده قرار گیرد را به صورت درختی نگهداری و در زمان بازیابی جستجو نمود.چهار ابزار مهم سازمان الکترونیکی عبارتنداز: (1) مدیریت گردش اسناد[1] ، (2) آرشیو و مدیریت الکترونیکی اسناد [2] ، (3) مدیریت اسناد دبیرخانه[3]  (4) ابزار ساخت گزارش‌ها[4] [8].

1-2-6-  پیاده‌سازی سازمان الکترونیکی در سازمان بنادر و دریانوردی

سازمان بنادر و دریانوردی در22 بندر و اداره‌کل بندر و حراست‌های آن ها سازمان الکترونیکی را پیاده سازی نمود. سازمان بنادر ودریانوردی هدف از پیاده‌سازی نرم افزار سازمان الکترونیکی فرزین را موارد زیر برمی شمارد: (1) کاهش هزینه‌ها و بالا بردن بهره‌وری است، (2) سازماندهی مراتب اتوماسیون و دارا بودن خروجی قابل پردازش، (3) افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان گردش تقاضای مراجعه کنندگان، (4) انجام تقاضا بدون نیاز به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری آن، (5) سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان، (6) به حداقل رساندن مکاتبه های کاغذی در درون و بیرون سازمان، (7) ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها، (8) افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبه های بین سازمانی، (9) دسترسی سریع به اسناد و مکاتبه های بایگانی شده، (10) افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم نمودن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها و (11) ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه [8]. با استفاده از سازمان الکترونیکی ، بیش تر عملیات درون سازمانی و برون سازمانی (با ارباب‌رجوع یا دیگر شعب و سازمان‌ها) به صورت الکترونیکی انجام می‌گیرد و اطلاعات فرم‌ها و اسناد مختلف و بانک‌های اطلاعاتی مختلف در سازمان نیز توسط این سیستم نگهداری و پشتیبانی می شود.

2- مروری بر پیشینه پژوهش

2-1- مطالعه الگوهایارزیابی عملکردسازمان

در واقع ارزیابی و اندازه گیری زیربنای انجام عملیات بهبود و توسعه است. ابزارها و روش های مختلفی جهت سنجش عملکرد سازمانی موجود می باشد[13] سیستم ارزیابی به صورت گسترده چه در سطح فردی و چه در سطح سازمانی از سال 1800 میلادی در اسکاتلند توسط رابرت اون در صنعت نساجی اسکاتلند مطرح شد. [1]. سیستم های ارزیابی عملکرد، در اوایل دهه 90 میلادی مدل های مختلفی توسعه داده شد. این مدل ها را می توان در دو دسته طبقه بندی کرد: الف- مدل های مبتنی بر خودارزیابی هم چون: MBNQA و EFQM .  ب- مدل های مبتنی بر رویکرد اندازه‌گیری و بهبود فرایندهای کسب و کار مثل: CMM، EPM  و  BSC.. [29] [30] مدیریت عملکرد[5] مدیریت مبتنی بر عملکرد می باشد که در دو دهه اخیر با یک نگاه نو مورد توجه قرار گرفته است. باسی و بی تیسی (2006) [47]مدیریت عملکرد را می توان مجموعه ای از اقدامات واطلاعات تلقی کرد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدف ها به شیوه ای اقتصادی توام با کارایی واثربخش صورت می گیرد [22و23] .در نتیجه مفهومی به عنوان مدیریت
عملکرد در تحقیقات عملکرد سازمانی معرفی شد [43] [36] [21].

2-2- ارزیابی به روش ارزیابی متوازن

کاپلان" و "نورتون" اندیشه ارزیابی متوازن را اولین بار سال 1992 میلادی در مجله Harvard Business Review مطرح کردند [48]. نتایج نشان می‌دهد میل به جایگزینی شاخص های مالی با برخی شاخص های غیر مرتبط با حوزه مالی که بعدها شاخص های غیرمالی نامیده شد ، بود. روش ارزیابی متوازن فقط یک سیستم اندازه گیری بود که شاخص های مالی را در کنار شاخص های غیر مالی قرار می داد. چهار جنبه اندازه گیری در این مدل عبارتند از: مالی، مشتریان ، فرایندهای داخلی و رشد و یادگیری هستند [52]. روش ارزیابی متوازن که در اصل به عنوان چهارچوبی برای اندازه گیری عملکرد مالی و غیر مالی صنایع خصوصی ایجاد شده بود[53] با گذشت زمان به یک سیستم مدیریت عملکرد تبدیل شده که هم در شرکت های خصوصی و هم در سازمان های دولتی و غیرانتفاعی قابل به کارگیری است یک کارت امتیازی خوب، یک منطق استراتژیک یعنی روابط علت و معلولی، بین فعالیت های جاری و موفقیت بلند مدت را مستند می کند [31]. از آنجا که وابستگی شرکت ها و سازمان ها به سرمایه های نامشهود خود، روز به روز در حال افزایش است ،کارت های امتیازی در حال تبدیل شدن به ابزاری مهم برای کنترل مدیریت هستند [40]. روش ارزیابی متوازن چهار چوبی است برای تشریح فعالیت های یک سازمان از چهار جنبه مختلف (شکل 3) که این کار از طریق تعدادی شاخص صورت می گیرد.[5].

شکل (1): کارت امتیازی متوزان [33]

سنجه عملکردی ابزاری است که به منظور حصول اطمینان از تحقق اهداف وحرکت در جهت اجرای موفقیت آمیز استراتژی مورد استفاده قرار می گیرد. [38] اجزای روش ارزیابی متوازن  عبارتند از: (1) منظر مالی: دراین جنبه نتایج اقتصادی حاصل از اجرای راه بردها، مورد سنجش قرارمی گیرند[50]، (2) رضایت مشتریان: این جنبه مربوط به عواملی است که برای مشتری ایجاد ارزش می کند. [50]. رضایت مشتری به عنوان یکی از عوامل اساسی موفقیت در فعالیت های سازمان است..سازمان های مشتری محور، عامل کلیدی موفقیت دست یابی اهداف مالی و اقتصادی خود را، برآورده سازی نیازهای مشتریانش می دانند [37]، (3) منظررشد ویادگیری-جنبه رشد ویادگیری سازمان از سه منبع اساسی نیروی انسانی، سیستم های اطلاعاتی ودستورالعمل ها ورویه های سازمانی حاصل می شود. سطح دست یابی به قابلیت ها وتوانمندی ها ویژه در چنین منابعی، در این جنبه مورد سنجش قرار می گیرد.در واقع نگاه این جنبه به آینده بوده. دست یابی به جنبه وتداوم نوآوری وتغییر قابلیت ها را از طریق بهبود مستمر و آمادگی برای چالش های آینده ارزیابی می کند [37] و (4) فرایندهای داخلی هر واحد کسب و کار مجموعه فرایندهای خاصی دارد که سازمان را به ایجاد ارزش برای جذب و حفظ مشتری مورد نظر و تامین انتظارات سهامداران قادر می‌سازند [37]. روش ارزیابی متوازن بر ارزیابی فــراینـدهایی تاکید می کند که تاثیر قابل ملاحظه ای بر بهبود روابط با مشتریان و دست یابی به اهداف مالی شرکت دارد.

تحقیقات مختلفی در داخل و خارج از کشور انجام شده است که یافته ها حاکی از آن است که محققین پروژه های فوق الذکر به نتایج کم و بیش مشابهی دست یافته اند. [20]. در سال 80-79 به بررسی عملکرد سیستم رایانه ای در اداره کل ثبت احوال استان فارس از حیث کارایی برای اخذ دانش نامه کارشناسی ارشد پرداخت. جامعه آماری در سطح معنی دار 95/0 کاربرد رایانه را در افزایش میزان سرعت انجام فعالیت ها و میزان دقت انجام فعالیت ها موثر قلمداد نمودند. اما در ارتباط با سوال کاهش هزینه، جامعه آماری در سطح معنی دار 95/0 کاربرد رایانه را در کاهش میزان هزینه ها را چندان موثر قلمداد ندانستند.  بررسی  مقایسه عملکرد شرکت بوتان قبل و بعد از اجرای طرح اتوماسیون موضوع پایان نامه کارشناسی ارشد در رشته مدیریت دولتی، که توسط مهران محمد
حسن زاده[34] در سال83 در شرکت بوتان انجام گرفته است. در این تحقیق، محقق متغیر وابسته را عملکرد شرکت بوتان ومتغیر مستقل را اتوماسیون در نظر گرفته است. نتیجه حاصل از این تحقیق به ما نشان می دهد که بین دو متغیر اتوماسیون و عملکرد رابطه مثبت وجود داشته است و اتوماسیون موجب بهبود عملکرد شرکت شده است. در شرکت تعمیرات انتقال - اختر برق- آقای حمید علاقمندان [28] موضوع تاثیر سیستم های انفورماتیک در عملکرد شرکت تعمیرات انتقال (اختر برق) برای اخذ دانشنامه  کارشناسی ارشد در رشته مدیریت  از موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت انجام داد. نتیجه گرفته شد که سیستم های انفورماتیک در وجوه اصلی عملکرد «شرکت تعمیرات انتقال» یعنی انجام به موقع برنامه زمان بندی، سرعت انجام کارهای تعمیراتی، عدم تکرار کارهای تعمیراتی، و بالاخره مقدار زمان کارکرد مفید پرسنل تاثیرگذار می باشد.

در رابطه با موضوع تاثیر فن آوری اطلاعات بر بهبود عملکرد سازمانی تامین اجتماعی، کریمیان در (1383) [32]. تحقیق نمود. او در بررسی خود کلیه
بیمارستان های سازمان تامین اجتماعی در سطح استان تهران را از طریق پرسش نامه در بین نمونه آماری که بالغ بر 161 نفر بودند با استفاده از الگوی روش ارزیابی متوازن مورد آزمون قرار داد و نتایج بر عملکرد سازمانی موثر بود. تجزیه و تحلیل اطلاعات حاکی از تاثیر با توجه به این که نامبرده در الگوی روش ارزیابی متوازن به خاطر محدودیت اطلاعات از بخش مالی صرفنظر نمود هر سه فرضیه با احتمال 95 % تایید شدند.

تحقیق فیفر و لبلبایسی  در ارتباط با فن آوری اطلاعات و ساختار سازمانی صورت گرفت .. آن ها در بررسی خود ابعاد ساختاری هم چون تمرکز، رسمیت، تفکیک افقی و عمودی را مدتوجه قرار دادند و از طریق پرسش نامه داده های مورد نظر را از 38 سازمان گردآوری نمودند نتایج حاصل از این بررسی عبارت بودند از : رابطه بین فن آوری اطلاعات وتمرکز یک رابطه منفی است و ضریب همبستگی بین فن آوری اطلاعات و عدم تمرکزحدود 68 % است و فن آوری اطلاعات با رسمیت نیز رابطه منفی دارد ، زیرا عدم تمرکز سازمان را از به کارگیری وسیع مدارک و روش های رسمی بی نیاز می کند، و با کاهش ارتباطات شفاهی می‌گردد و در حالی که رسمیت سازمان در کل کاهش می یابد، رسمیت مدارک رسمی کتبی افزایش می یابد . رابطه بین فن آوری اطلاعات با گروه بندی وظایف رابطه ای مثبت است . در مجموع آن ها بیان نمودند که شواهد نشان گر تاثیر معنی دار فن آوری اطلاعات بر ساختار سازمان است [32].

باربرومیلی مدلی برای استفاده روش امتیازی متوازن درزمینه مدیریت ارایه نمودند. ابران وباگلبون در سال 2003 ادعاکردند که روش ارزیابی متوازن سنتی
نمی تواند به طور اتوماتیک چشم اندازها را به صورت یک دیدگاه یگانه ترکیب کند، بنابراین چار چوب ها ،مشارکت هر هدف در کل روش ارزیابی متوازن را مهارنمی کند . [42]یک مدل چندبعدی عملکرد،جهت تلفیق روش ارزیابی متوازن ها با استفاده ازعامل کیفیت به اضافه ابعادفنی ،اجتماعی و اقتصادی روش ارزیابی متوازن برای سازمان های تکنولوژی ارتباطات واطلاعات پیشنهاد شد. بانکر وهمکارانش در سال 2004 یک تجزیه وتحلیل روش ارزیابی متوازن از مقیاس های اندازه گیری عملکرد ،در صنعت مخابرات ایالات متحده انجام دادند.چهار مقیاس اندازه گیری عملکرد متناسب با چهار چشم انداز BSC، مورد استفاده قرارگرفته اند [45] [12] [11] [6] [7].

باتوجه به مطالب مطرح شده، چنین استنباط می شود که اکثر محققان به کارگیری تکنولوژی وبررسی آن بر عملکرد سازمان ها در چارچوب های  ساختار سازمان، تکنولوژی، وظیفه سازمان ها و... بررسی کردند. درتحقیق حاضر با توجه به این که مدتی (بیش تراز بنج سال ) از استقرار سازمان الکترونیکی با هدف این که سیستم به طورکامل مکانیزه گردد زمان سپری شده است. از این رو اهمیت تحقیق حاضر، این است که تاثیر تکنولوژی به کار گرفته شده سازمان الکترونیکی را بر عملکرد سازمان یا استفاده از الگوی روش ارزیابی متوازن از دیدگاه کاربران آن که کارمندان،کارشناسان  و مدیران این اداره کل مورد  بررسی قرار می دهد.

3- روش تحقیق

3-1- مدل مفهمومی پژوهش

دراین پژوهش به منظور ارزیابی عملکرد سازمان از مدل روش ارزیابی  متوازن ( BSC) استفاده شده است. در این مدل روش ارزیابی متوازن  به صورت عمودی نمایش داده شده است. براساس این مدل پیشنهادی  تاثیر سازمان الکترونیکی بر بهبود عملکرد سازمانی اداره کل بنادر ودریانوردی سیستان و بلوچستان با رویکردد زیر شکل (2) به وسیله مدیران،کارکنان و کارشناسان ارزیابی با مبنا قراردادن جداول مربوطه، مورد ارزیابی قرارمی گیرد. شاخص های پیشنهادی به تایید بنج نفر از کارشناس ارشد اداره کل رسیده است.

شکل (2): مدل مفهومی ارزیابی عملکرد

جدول (1): شاخص های منظرفرآیندهایداخلی

جدول (2): شاخص های منظررشدویادگیری

جدول (3): شاخص های منظر رضایت مشتریان

جدول (4): شاخص های منظر مالی

3- 2- ماهیت روش

این تحقیق از نظر ماهیت از نوع تحقیقات کاربردی است. از نظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، روشی علی – مقایسه ای محسوب می‌شود. روش گردآوری اطلاعات نیز میدانی می باشد. در این تحقیق روش پیمایشی جهت گرد آوری اطلاعات استفاده شده است ، در زمره تحقیق های میدانی قرار داد . در این نوع تحقیق به توصیف  و تفسیر شرایط و روابط موجود پرداخته می شود بنابراین این تحقیق به بررسی تاثیر سازمان الکترونیکی بر عملکرد سازمانی پرداخته از نوع تحقیق توصیفی پیمایشی است.  در اجرای تحقیق ، مراحل زیر دنبال شده است: (1) تدوین چار چوب مفهومی با استفاده از اطلاعات کتابخانه ای و بررسی اسناد و مدارک موجود و مشاهده سایت های اینترنتی مرتبط، (2) تدوین فرضیه  با استفاده از مبانی نظری و پیشینه تجربی تحقیق، (3) مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسش نامه و نحوه طراحی آن، پرسش ها برای مصاحبه، در قالب کلی فرضیه ها و سووال های تحقیق طراحی شده اند، (4) طراحی ابزار پرسش نامه با هم کاری و راهنمایی اساتید محترم راهنما و مشاوران و سایر صاحب نظران و جمع آوری اطلاعات بر اساس چار چوب نظری و فرضیه های تحقیق، (5) نتایج به دست آمده و یافته های تحقیق با استفاده از دانش موجود و با راهنمایی استاد محترم راهنما و اساتید مبتنی بر نتایج تحقیق ارایه شده است و (6) پیشنهاد هایی مبتنی بر نتایج تحقیق نیز ارایه می شوند.

3-3- ابزار جمع آوری اطلاعات

در تحقیق از  مصاحبه و پرسسش نامه استفاده شده است. مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد اداره کل در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسش نامه و نحوه طراحی آن. پرسش های مصاحبه در قالب کلی فرضیه ها و سووال های تحقیق قرار داشته و منجر به طراحی پرسش نامه تحقیق شده است . پرسش نامه تحقیق حاضر حاصل مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسش نامه و نحوه طراحی آن و در قالب کلی فرضیه ها و پرسش های تحقیق قرار داشته و ، با استفاده از طیف لیکرت در «پرسش نامه ارزیابی نگرش» و به منظور ارزیابی نگرش مجموعه کارکنان اداره کل بر سیستم اتوماسیون سازمان الکترونیکی و اثرات آن بر بهبودعملکرد تهیه شده است. به منظور تامین و حصول اطمینان در خصوص ابزار تحقیق و بررسی صحت آن پرسش نامه در بین 5 نفر ازکارشناسان ارشد به صورت آزمایشی توزیع و پس از رفع ایرادهای آن، پرسش نامه نهایی بر این اساس منطقی که لازم است ارزیابی های خود  را در قالبی دقیق تر از یک ارزیابی صرفا کلی در اختیار پژوهش گر قرار دهند، طراحی شد. اگر ضریب آلفا بیش تر از 7/0 باشد، آزمون از پایایی قابل قبول برخوردار است [24].

بنابراین، به­ منظور اندازه­گیری قابلیت اعتماد، از روش آلفای کرونباخ و با استفاده نرم­افزار spss انجام گردیده است. به این­ منظور یک نمونه اولیه شامل 30 پرسش نامه، پیش­آزمون گردید و سپس با استفاده از داده­های به ­دست آمده از این پرسش نامه­ها و به کمک نرم­افزار آماری spss، میزان ضریب اعتماد با روش آلفای کرونباخ محاسبه شد که عدد 78/0 به­ دست آمد و این عدد، نشان­دهنده آن است که پرسش نامه مورد استفاده، از قابلیت اعتماد و یا به عبارت دیگر از پایایی لازم برخوردار است. مفهوم اعتبار، به این پرسش پاسخ می­دهد که ابزار اندازه­گیری تا چه حد خصیصه مورد نظر را  می­­سنجد. به عبارت دیگر، روایی مستلزم آن است که ابزار پژوهش، همان متغیری را اندازه گیری کند که پژوهش گر قصد اندازه­گیری آن را دارد [27] وقتی محقق ابزار سنجش را طراحی نمود، لازم است آن را به صورت آزمایشی به مورد اجرا گذارد. نتایج گردآوری شده بعد از اجرای مرحله پیش آزمون، به محقق کمک می­کند تا اصلاحات لازم را در بخش­ها و مراحل گوناگون تحقیق به عمل آورد­؛ زیرا محقق می­تواند براساس نتایج آزمایش، مراحل بعدی کار را نتیجه­گیری کند و ببیند تا چه اندازه روش کار و ابزار سنجش می­تواند اهداف تحقیق را برآورده نماید[18]. پیش از آن که کار میدانی و اجرایی شروع شود پرسش نامه تهیه شده، با یک گروه کوچک از پاسخ‌دهندگان برای پی­بردن به ناسازگاری درونی و ابهام­های موجود در آن، آزمایش شد. این اقدام به این منظور انجام می شود تا مطمئن شویم  که پرسش­ها، موجب سردرگمی و ابهام پاسخ­دهندگان و مشارکت­کنندگان نمی­شود. در این راستا، پرسش نامه این پژوهش نیز قبل از توزیع، بین 10 پاسخ­دهنده به صورت محدود و هم چنین 3 نفر از اساتید دانشگاه توزیع گردید، تا ابهام­های آن به حداقل ممکن کاهش یافته و در مقابل، پایایی و روایی (اعتبار) آن افزایش پیدا کند.

3-4- جامعه آماری و حجم نمونه مورد تحقیق

جامعه آماری عبارت است از مجموعه‌ای از افراد یا واحدها که دارای حداقل یک صفت مشترک باشند. صفت مشترک صفتی است که بین همه عناصر جامعه آماری مشترک و متمایز کننده جامعه آماری از سایر جوامع باشد. ([3] [25]در این پژوهش جامعه آماری  شامل کارشناسان اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان است .گروه نمونه، یک مجموعه فرعی از جامعه آماری است که با مطالعه آن، محقق قادر است نتیجه را به کل جامعه آماری تعمیم دهد [25]. در تعیین حجم نمونه در متغیرهای کیفی، در صورتی که نمونه­گیری از جامعه، محدود باشد فرمول مناسب برای n، چنین است:

n: تعداد افراد نمونه آماری

ξ: بازده قابل تحمل از برآورد پارامتر موردنظر

P: نسبت موفقیت در جامعه (5/0)

Z: مقدار متغیر نرمال متناظر با سطح اطمینان در این جا 95% (1-α) است (96/1). 

α: سطح خطا ( 5/0=α).

N: حجم جامعه (113).و بر این اساس تعداد نمونه شامل 113 نفر است.

 به منظور حصول اطمینان از جمع آوری پرسش نامه به تعداد مناسب، نمونه آماری به صورت تصادفی از بین گروه موفق انتخاب شده است. بدلیل عدم دسترسی به تمامی اعضا جامعه آماری اعضا نمونه به صورت تصادفی ساده از لیست معرفی شده از سوی سازمان، انتخاب شده‌اند . تعداد113 پرسش نامه بین کارشناسان توزیع شد که در نهایت 79 پرسش نامه جمع آروی شد.

4- تجزیه و تحلیل داده‌ها

تجزیه و تحلیل داده­های آماری، فرایندی چندمرحله­ای است که طی آن، داده­های به دست آمده از طریق ابزار جمع­آوری در جامعه آماری، طبقه­بندی و سپس پردازش می­شوند تا زمینه برقراری انواع تحلیل­ها و ارتباط بین داده­ها، به منظور آزمون فرضیه­ها فراهم آید [18]. آمار توصیفی صرفا به توصیف جامعه می­پردازد و هدف آن محاسبه پارامترهای جامعه است. در این تحقیق برای قسمت آمار توصیفی از جداول توزیع فراوانی، میانگین و انحراف معیار استفاده شده است.ودرآمار استنباطی محقق با استفاده از مقادیر، نمونه آماری را محاسبه می­کند. سپس به کمک تخمین و آزمون فرض آماری، آمارها به پارامترهای جامعه تعمیم داده می‌شوند. به­ طور کلی در بحث آماری، هرجا سخن از استنباط و استنتاج باشد، آن را آمار استنباطی می­نامند[2]. در این تحقیق، برای تجزیه و تحلیل داده­های به دست آمده از نمونه­ها، از روش­های آمار توصیفی و استنباطی استفاده شده است و به منظور تجزیه و تحلیل اطلاعات، از نرم­افزار spss استفاده شده است. در این تحقیق به جای فرضیه از سووال تحقیقاتی استفاده شده است. با توجه به این که آزمون فرضیه­ها به طور عمده مستلزم تحلیل میانگین های پاسخ های افراد است و متغیرهای مورد بررسی از نوع فاصله ای هستند، برای آزمون فرضیه­ها به­طور عمده، از روش آزمون t و تحلیل واریانس درونی [36] [35]استفاده شده است. جدول(4) نمایش متغیرهای مورد بررسی می باشد.

جدول (4): نمایش متغیرهای مورد بررسی

در جدول فوق شماره و نام متغیرهای مورد بررسی نشان داده شده‌اند، چنان چه ملاحظه می‌شود در این آزمون چهار متغیر فرآیندهای داخلی، رشد و یادگیری، رضایت مشتریان و هزینه ها جاری ،با یکدیگر مقایسه می‌شوند.

4-1- آمار توصیفی

تجزیه و تحلیل آماری به بررسی چگونگی توزیع نمونه‌های آماری از حیث متغیرهایی چون، جنسیت، وضعیت تاهل، سن، سطح تحصیلات نتایج زیر بدست آمد. اکثر پاسخ گویان (بیش از 87 درصد) مرد و تنها  12،8 آن ها زن بودند. باتوجه به این که اکثریت کارکنان سازمان بنادر و دریانوردی مرد هستند، این ترکیب جنسیتی طبیعی می باشد. هم چنین نزدیک65% پاسخ گویان در سنین بین 25 تا 35 سال قرار دارند و در مجموع بیش از 68 درصد آنان زیر 35 سال هستند.از توصیف آمار مشاهده می شود حدود 85 درصد افراد افراد زیر 16 سال سابقه کاری دارند. و بیش از 80درصد گروه نمونه دارای تحصیلات دانشگاهی هستند .

4-2-  آمار استنباطی

4-2-1- سوال اصلی

تاچه حد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب بهبود عملکرد اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان وبلوچستان شده است؟ برای پاسخ به این سووال از آزمون کوواریانس استفاده شد نتایج نشان داد f مشاهده شده برابر 07/16 در سطح آلفای 05/0 معنادار است جدول (6)و بین میانگین متغیرهای مورد بررسی از دیدگاه افراد تفاوت معنادار مشاهده می‌شود. به عبارتی چنانچه درنمودارشکل2 نشان می دهد میانگین کاهش هزینه های جاری نسبت به سایر متغیرها از همه بالاتر است پس از آن فرآیند های داخلی  قرار داد سپس رشد و یادگیری و در نهایت  رضایت مشتری دارای کم ترین میانگین است.جدول (5) مربوط به میانگین متغیرها که از تحلیل توسط نرم افزار به دست آمد.

جدول (5): میانگین متغیرهای

جدول (6): آزمون کوواریانس

شکل( 2): نمودار میانگین های متغیر های عملکرد سازمان

4-2-2- پرسش های فرعی

پرسش فرعی اول: تا چه حد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب بهبود فرآیند های داخلی اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان شده است؟ برای پاسخ به این سووال از آزمون t تک متغیره استفاده شد نتایج نشان داد  (01/11=t) در سطح آلفای 5 درصد، معنادار است به عبارتی بین میانگین مشاهده شده و مورد انتظار تفاوت معناداری مشاهده می شود به طوری که میانگین مشاهده شده (88/3) با اختلاف معناداری از میانگین مورد انتظار (3) بزرگتر است در نتیجه می توان دریافت از دیدگاه افراد، به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب بهبود فرآیند های داخلی اداره کل  بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان شده است.

پرسش فرعی دوم: تاچه حد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب افزایش رشد و یادگیری در اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان شده است؟ برای پاسخ به این پرسش از آزمون t تک متغیره استفاده شد  نتایج نشان داد  (44/11=t) بدست آمد در سطح آلفای 5 درصد معنادار است به عبارتی بین میانگین مشاهده شده و مورد انتظار تفاوت معناداری مشاهده می شود به طوری که با اختلاف معناداری میانگین مشاهده شده (85/3) از میانگین مورد انتظار (3) بزرگ تر است در نتیجه می توان دریافت از دیدگاه افراد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب افزایش رشد و یادگیری در اداره کل بنادرودریانوردی استان سیستان وبلوچستان شده است.

پرسش فرعی سوم: تاچه حد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب افزایش رضایت مشتریان اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان شده است؟ برای پاسخ به این سووال از آزمون t تک متغیره استفاده شد  نتایج نشان داد  (22/7=t) در سطح آلفای 5 درصد معنادار است به عبارتی بین میانگین مشاهده شده و مورد انتظار تفاوت معناداری مشاهده می شود به طوری که با اختلاف معناداری میانگین مشاهده شده (67/3) از میانگین مورد انتظار (3) بزرگ تر است در نتیجه می توان دریافت از دیدگاه افراد به کارگیری سازمان الکترونیکی بیش از متوسط موجب افزایش رضایت مشتریان اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان وبلوچستان شده است.

پرسش فرعی چهارم: تا چه حد به کارگیری سازمان الکترونیکی موجب کاهش میزان بودجه مالی هزینه ها جاری  در اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان و بلوچستان شده است؟ برای پاسخ به این سووال از آزمون t تک متغیره استفاده شد  نتایج نشان داد  (1/14=t)  در سطح آلفای 5 درصد معنادار است به عبارتی بین میانگین مشاهده شده و مورد انتظار تفاوت معناداری مشاهده می شود به طوری که با اختلاف میانگین مشاهده شده (09/4) از میانگین مورد انتظار (3) بزرگتر است در نتیجه می توان دریافت از دیدگاه افراد به کارگیری سازمان الکترونیکی بیش از زیاد موجب کاهش میزان بودجه مالی هزینه ها جاری در اداره کل بنادر و دریانوردی استان سیستان وبلوچستان شده است.

4- نتیجه‌گیری و پیشنهادات

با توجه به نتایج به دست آمده از تاثیر به کارگیری سازمان الکترونیکی در کاهش میزان هزینه ها مالی جاری سازمان پیشنهاد می شود: (1) سازمان بنادر و دریانوردی از کارکنانی که توانایی خوبی در به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی دارند استفاده بیشتری بنمایند و کلاس ها و سمینارهای جهت ترویج این فرهنگ دایر نمایند، (2) تشکیل کمیته پیگیری درسازمان بنادر برای استفاده بهینه از توانایی های سازمان الکترونیکی در مرکز و بنادر. تشکیل جلسات گروهی به منظور تبادل ایده ها و نظرات افراد در بنادر، (3) برگزاری سمینارهای آموزشی سازمان الکترونیکی با هدف اطلاع رسانی و ایجاد نگرش مثبت در بین کارشناسان وکارمندان مرکز وبنادر، (4) ارایه راهنمایی لازم و خدمات مشاوره‌ای مدیریتی و فنی به شرکت‌های پیمانکاری زیر مجموعه اقماری متقاضی به کارگیری سازمان الکترونیکی، (5) در نظرگرفتن راهبرد ایجاد تشویق و انگیزه برای سازمان بنادر و دریانوردی در راستای توسعه به کار‌گیری سازمان الکترونیکی توصیه می شود. در این استراتژی از طریق در نظر گرفتن توانایی های سازمان الکتریکی به کارگیری آن ها را در فعالیت های روزمره اداری تشویق نماید و در این راه در کار شناسان و کارکنان به گونه‌ای ایجاد انگیزه می‌کند. که آن‌ها خود با به گارگیری بیش تر این مجموعه نرم افزار در  فعالیت های روزمره شان متمایل شوند، (6) تدوین مقررات و رویه های مکتوب درخصوص لزوم به کارگیری سازمان الکترونیکی، (7) افزایش تفویض اختیار به کارکنان در مورد نحوه انجام وظایفشان در قبال به کارگیری از توانی های باالقوه سازمان الکترونیکی، (8) استفاده از سازمان الکترونیکی به عنوان تسهیل کننده جریان ارتباطات میان واحدهای مختلف سازمان، (9) افزایش مستمر سطح مهارت و توانایی کارکنان با سرمایه گذاری بیش تر در زمینه برنامه های آموزشی، (10) ارایه برنامه های تشویقی به منظور این که کارکنان دائما توانایی های خود را ارتقا دهند (11) استخدام کارکنانی که توانایی خوبی در به کار گیری سیستم های اطلاعاتی دارند و (12) آموزش بیش تر کارکنان در این زمینه به کارگیری سازمان الکترونیکی. در ضمن پیشنهادات زیر برای تحقیقات آتی ارایه می‌شود (1) بررسی موانع پیاده سازی سازمان الکترونیکی در سازمان بنادر و دریانوردی، (2) بررسی نقش مدیریت منابع انسانی (HRM) در پیاده سازی سازمان الکترونیکی در سازمان بنادر و دریانوردی، (3) بررسی نقش استراتژهای سازمان در پیاده سازی سازمان الکترونیکی در سازمان بنادر و دریانوردی و (4) بررسی زمینه های لازم برای پیاده سازی سازمان الکترونیکی در سایر سازمان‌های دولتی به منظور دست یابی به مدل مناسب سازمان الکترونیکی در سازمان های عمومی ایران.